Mijnbouwbedrijf Nedmag heeft flinke klappen opgelopen in de financiële crisis. ‘Alle hens aan dek dus,’ aldus financieel directeur Aart Vollenhoven. Met een nieuw management is het hele bedrijf flink geprofessionaliseerd en weer klaar voor de toekomst. ‘Maar het werk is nog lang niet klaar, nu gaat het pas echt beginnen.’

 

...

 

Verbeteringen in finance

Maar ook op finance-gebied is er het nodige gebeurd. ‘Wat niet onvermeld mag blijven is dat mijn voorganger een zeer degelijke financial accounting afdeling heeft achtergelaten,’ vervolgt Vollenhoven. ‘En dat is een zegen. Ik weet uit ervaring hoe je als financieel eindverantwoordelijke aan niets anders meer toekomt als dit essentiële onderdeel van je verantwoordelijkheidsgebied niet goed is ingericht. De ‘achteruitkijkspiegel’ was dus in prima staat, echter de zijruiten en de voorruit verdienden nog wel wat poetswerk. Met dezelfde personele bezetting, maar een andere taakverdeling en focus, hebben we een business controller aangesteld die zich bezig ging houden met het verder professionaliseren van aandachtsgebieden als investeringsselectie, forecasting en peer-group benchmarking. Om bij dit laatste te blijven, we hebben nu zicht op hoe onze financiële prestaties zich verhouden tot onze concurrenten. En hoe onze kostprijs zich (ongeveer) verhoudt tot onze concurrenten. In de meeste markten waarin wij opereren zijn er slechts een beperkt aantal serieuze concurrenten, dus zicht hierop is van groot belang.

...

Verbeteringen in IT

De grootste uitdaging waar Vollenhoven momenteel mee bezig is, is de IT-support verder te professionaliseren onder de motto’s ‘minder ijzer, meer business’ en ‘vraaggerichter en projectmatiger werken’. ‘De afdekking van de informatiebehoefte van de gebruikers is op zich op een heel behoorlijk niveau en de betrouwbaarheid van het systeem is zeer acceptabel. Maar over de jaren hebben we wel een grote diversiteit aan (onderling interfacende) applicaties verzameld, waarbij we voor sommige functionaliteiten – zoals documentbeheer of rapportagetools – wel drie verschillende systemen gebruiken. Zonder duidelijke keuzes te maken zal dit applicatie-landschap alleen maar verder uitdijen terwijl we het, om het beheersbaar te houden, waar mogelijk zullen moeten indikken. En tegelijkertijd relevante nieuwe ontwikkelingen die beschikbaar komen in gebruik nemen. Er liepen natuurlijk op ieder moment van het jaar verschillende verbetertrajecten en dat is goed. Maar zonder dat daar een gedegen projectmatige aanpak aan ten grondslag lag en zonder dat er op een transparante wijze prioriteiten werden gesteld en resources werden gealloceerd. Ook dit kan en moet beter.’

Vandaar dat de organisatie medio vorig jaar een ervaren IT interimmanager van ITsTeamwork heeft aangesteld om bij dit proces te helpen. ‘ITsTeamwork heeft een heel handige tool – de Business IT Scan – waarmee ze snel een beeld kunnen schetsen van de stand van zaken op een zestal kritische IT succesfactoren van de dienstverlening door de IT-afdeling,’ zegt Vollenhoven. ‘Zowel vanuit de IT organisatie als vanuit de gebruikersorganisatie. Natuurlijk bevestigt zo’n scan een aantal reeds bestaande vermoedens, maar het geeft ook aanvullende inzichten waarmee wij de toegevoegde waarde van IT voor Nedmag verder kunnen vergroten.’

Dit alles moet wel in een integraal ICT-beleidsplan (‘roadmap’) gegoten worden voor de komende jaren, vertelt Vollenhoven. Daarin moet de organisatie ook richting kiezen op thema’s als de cloud en mobiel veilig werken. ‘Ik heb gedurende mijn loopbaan heel wat ERP-implementaties meegemaakt en ook als projectmanager aangestuurd, en weet dus uit ervaring dat dit complexe en taaie processen zijn. Voldoende draagvlak, goede voorbereiding en probleemanalyse, heldere besluitvorming, stevig projectmanagement en de nodige dosis doorzettingsvermogen zijn cruciaal om de doelstellingen te realiseren. Of er een ieder geval een beetje in de buurt te komen. We naderen nu het punt dat we definitieve keuzes gaan maken. Maar dan is het werk niet klaar. Dan gaat het eigenlijk pas beginnen. ‘Never a dull moment at Nedmag’!’